Последнее обновление: 25.06.2014 в 12:36 пп

Партнеры

Надоели стандартные праздники? Такая веселая организация праздников киев Вас приятно удивит.

dipserv.com.ua

Ольга Дашевская, Основатель и Старший партнер коммуникационного агентства PR Inc. представит Россию в жюри ежегодного форума Baltic PR Awards 2013.


Международная выставка «Технофорум-2013» состоится с 28 по 31 октября 2013 года в ЦВК «Экспоцентр». Крупнейшие российские и зарубежные производители и дистрибьюторы, научные центры, высокотехнологичные предприятия представят инновационные разработки в области технологий обработки материалов: металла, дерева, камня, стекла, органических, полимерных и композитных материалов.


Комментарии

Присоединяйтесь к обсуждению
  • avtomatizator: И пойти нужно, и времени нет. Хотя, он уже и прошел. Жаль. Весьма жаль.
  • avtomatizator: Прогнозирование — дело бесполезное. Отъем денег у населения 🙂
  • Neck: Подводим итоги второй недели http://www.blog.stroika.ru/
  • Neck: Фото-отчет с выставки Стройсиб 2011 (первая неделя) http://www.blog.stroika.ru/
  • admin: Пост-релиз 9-го международного водного форума ЭКВАТЭК-2010 «Вода: экология и технология» С 1 по 4 июня 2010 г....
26 марта 2012

Организация мероприятий: работа с прессой

Опубликовал .

Любое мероприятие – будь то выставка, круглый стол, научная конференция или презентация – проводятся не ради вящего удовольствия организаторов. Одна из основных его задач (а зачастую она же и основная) – привлечь внимание широкой аудитории как к самому мероприятию, так и к темам, которые на нем рассматриваются. Поэтому вопрос сотрудничества со СМИ – не просто серьезный: архисерьезный. Как приглашать? Кого приглашать? На какой основе – платной или бесплатной? И надо ли оно вообще?

Попытаемся ответить на все эти вопросы.

СМИ: естественный отбор

Начнем с последнего: конечно же, надо! Если мы хотим донести до народных масс нужную информацию, без участия «четвертой власти» не обойтись. А вот насчет «кого» — здесь нужно очень хорошо подумать.

Первым делом стоит понять, на кого должен быть направлен информационный удар. Иными словами, выделить вашу целевую аудиторию – и приглашать СМИ сообразно с этим выбором. Например, если речь идет о презентации нового косметического бутика – не имеет смысла сотрудничать с газетами, основные читатели которых – пенсионеры. Ваша целевая аудитория должна совпадать с целевой аудиторией издания, радиостанции или телеканала – только в этом случае сообщение будет усвоено. В противном случае получим выстрел в «молоко»: ну, скажите, какое дело бабушке-пенсионерке до открытия пятизвездочного отеля, а поклоннику телешоу «Дом 2» — до актуальных проблем демографии или новых методик профилактики и лечения трихинеллеза?

Вы спросите: как узнать целевую аудиторию СМИ? Любое печатное или интернет-издание, радиостанция и телеканал имеют данные маркетинговых исследований на этот счет – и вам их с удовольствием покажут. Если таких данных нет, и вдобавок вам заявляют, что «нас читают (смотрят) все» — вряд ли вы имеете дело с серьезными профессионалами.

Конечно же, стоит поинтересоваться тиражом и территорией распространения. Если вы проводите презентацию новой гостиницы – какой практический интерес в этом для жителей вашего города? Значит, нужно искать выходы на федеральные СМИ, а также на специализированные издания, посвященные туризму и гостиничному бизнесу. И, конечно же, привлекайте сетевые издания – интернет не знает границ.

Платить или не платить?

На этот вопрос может быть только один ответ: смотря о чем идет речь. Если о коммерческом мероприятии – презентации, выставке, тренинге – вряд ли СМИ согласятся сотрудничать с вами бесплатно. Если мероприятие носит научный или социальный характер – например, конференция стоматологов, посвященная росту заболеваемости кариесом, или круглый стол по противодействию деструктивным культам – здесь бесплатное сотрудничество не только возможно, но и весьма вероятно. Главное – заинтересовать издание, а сделать это можно только одним способом: показать, что тема вашего мероприятия близка его целевой аудитории.

По сути, у платного сотрудничества со СМИ есть только один минус: дополнительные расходы. Впрочем, их можно снизить, если приглашать с умом. В остальном – сплошные плюсы. Во-первых, не поднимается вопрос «писать – не писать», а также сколько писать и о чем. Вы заключаете договор об информационном обслуживании, в котором прописывается объем (хронометраж) материала. Во-вторых, вы имеете возможность вычитывать (просматривать) материалы перед выходом и вносить в них коррективы, а при бесплатном сотрудничестве можно сверить только прямую речь спикеров. Практически все печатные СМИ оказывают такую услугу как позиционирование на полосе – вы можете выбрать место расположения материала, а также цензурировать информацию, которая будет находиться рядом с ним. Ведь, согласитесь, восприятие статьи о новом кафе будет в значительной степени смазано, если к нему подверстан репортаж о тройном убийстве, где смакуются все неприятные подробности. При позиционировании материала вы можете выбрать ему «соседей» — или, в крайнем случае, иметь уверенность, что к нему не «прицепят» рассказ о кровавой трагедии.

Впрочем, не все так плохо и с бесплатным сотрудничеством. Насчет объема материала и позиционирования можно договориться, используя личное обаяние, а корректное отображение информации обеспечит ваша помощь в подготовке материала. Дело за малым: нужно, чтобы СМИ откликнулись на ваше приглашение. А для этого нужно их заинтересовать.

Существует и третья форма сотрудничества: информационное партнерство. Суть его в следующем: СМИ освещают мероприятие бесплатно, а вы в обмен на это упоминаете их в своих рекламных материалах в качестве информационных партнеров. Конечно, могут быть нюансы, но они – вопрос частных договоренностей.

Пресс-релиз, пресс-кит, пост-релиз

Почему-то среди обывателей устоялось мнение, что журналистов интересуют только жареные факты. Видимо, свое дело сделали низкопробные отечественные и «забугорные» сериалы, в которых «акулы пера» только и делают, что гоняются за сенсациями. В действительности журналиста (и издание в целом) интересуют те темы, которые близки его читателям. Из этого и следует исходить, составляя приглашение.

Пресс-релиз

Такое приглашение именуется пресс-релизом. Он должен отвечать на основополагающие вопросы: ЧТО, ГДЕ, КОГДА и, конечно же, КТО. Однако этого мало: в составлении пресс-релизов есть много тонкостей.

Первая: «правильный» заголовок. Известно по опыту: 50 процентов пресс-релизов с заголовком «пресс-релиз» отправляются в корзину. Вообще к заголовкам нужно подходить творчески и составлять их с учетом формата и целевой ниши издания. Например, мы хотим пригласить журналистов на конференцию сторонников зоотерапии (лечения с помощью домашних животных). Если в «желтую» газету придет пресс-релиз с заголовком «К вопросу о влиянии представителей семейства кошачьих на психоэмоциональный фон человека» — понятно, куда он отправится после прочтения редактором первых же трех слов. А если написать «Кот-лекарь спас хозяйку от радикулита» — сто процентов, что редактор продолжит чтение… Разумеется, с деловыми изданиями все обстоит с точностью наоборот.

Дальше – самое сложное: нужно «втиснуть» в пресс-релиз ту информацию, которая будет интересна читателям издания (зрителям канала, слушателям радиостанции) – значит, она заинтересует и журналистов. Здесь уже – полный простор для вашей фантазии. Единственное, чего следует избегать – казенного, «чиновничьего» стиля изложения. И, конечно же, в пресс-релизе должны быть телефон и электронный адрес (как минимум), а также имя и фамилия контактного лица.

Пресс-релиз нужно уместить на одной странице формата А4. Задача вполне выполнимая, ведь цель документа – не выложить на-гора всю информацию, а вызвать интерес.

Пресс-пакет (пресс-кит)

Допустим, вы успешно составили пресс-релиз, и большинство редакций откликнулись на ваше приглашение. Теперь нужно сформировать пресс-пакет, или пресс-кит – это, по сути, шпаргалка для подготовки материала.

Собственно, каких-либо стандартов для подготовки пресс-кита нет. В него, помимо пресс-релиза, должна войти вся информация, необходимая журналисту для работы. Если речь идет о предприятии – это может быть рассказ о его истории. Также неплохо бы в популярной форме раскрыть основные понятия и терминологию – если говорить о каких-нибудь узкоспециальных вещах. В случае, когда сотрудничество с редакциями построено на платной основе, в пресс-кит можно вложить инструкцию к созданию материала – какие тезисы должны быть раскрыты, высказывания каких ораторов должны присутствовать в тексте. И, наконец, правила хорошего тона предполагают, что в пресс-пакет войдет маленький презент: например, ежедневник и ручка с вашим логотипом.

Еще один интересный момент: пресс-пакет неплохо бы выложить на вашем сайте – если он у вас есть. В этом случае подготовить материал смогут и те издания, представителей которых не было на мероприятии.

Пост-релиз

Из названия понятно, что сей документ готовится и рассылается после проведения мероприятия. По сути, это отчет о событии. Он должен быть детализированным, конкретным, содержать выдержки из выступлений основных спикеров и, по возможности, сопровождаться фотоматериалами. Рассылается и в те СМИ, чьи представители были на мероприятии – здесь он станет хорошим подспорьем автору материала – и в те, которые не почтили вас своим присутствием, но, возможно, опубликуют пост-релиз или напишут свой текст на его основе. Здесь, как и в случае с пресс-релизом, необходимо учитывать формат издания, в который направляется документ. Подготовить и отправить пост-релиз в редакции нужно как можно быстрее после окончания мероприятия – наверно, не надо объяснять, почему.

Анонс

Публикация анонсов в СМИ уместна только в том случае, если вы планируете пригласить на ваше мероприятие людей «с улицы» — например, на выставку. Анонсы должны быть лаконичными и предельно конкретными: ЧТО, ГДЕ, КОГДА.

И еще один важный нюанс, не имеющий отношения к документам: после окончания мероприятия нужно запланировать фуршет, на котором в обязательном порядке должны присутствовать организаторы мероприятия и основные спикеры. Во-первых, правила хорошего тона обязывают накормить гостей, а, во-вторых, в процессе неформальной беседы журналисты могут получить важную информацию, которая сделает материал ярче и интереснее. Приветствуются – кофе, чай, бутерброды, не приветствуется – алкоголь.

Итак, общие вопросы рассмотрели. Теперь можно перейти к конкретике.

Презентация

Предположим, нужно организовать освещение в СМИ презентации. Если речь идет об открытом мероприятии – например, о презентации новой косметической линии – нужно разместить в прессе анонсы. В анонсе нужно четко изложить суть мероприятия, время и место его проведения, а также – зачем человеку на него приходить. Например, «все участники мероприятия смогут приобрести продукцию новой линии с 25-процентной скидкой». Если мероприятие планируется закрытое – анонсы, разумеется, ни к чему.

В обязательном порядке должен быть назначен сотрудник, ответственный за общение с представителями СМИ – это, кстати, необходимо не только при проведении презентаций. Он подготавливает пресс-релизы, пресс-киты и пост-релизы, проводит переговоры с редакциями об условиях сотрудничества, сверяет материалы. Этот человек должен быть достаточно информирован, чтобы ответить на любые вопросы журналистов.

Во время мероприятия журналистам хорошо бы выделить отдельные места – желательно на первом и втором рядах, причем ближе к середине зала: отсюда удобнее проводить фото- и видеосъемку и задавать вопросы.

Кстати, о вопросах. Логично запланировать мероприятие так, чтобы 30 – 40 минут отводилось ответам на вопросы журналистов. Ответственный за работу со СМИ должен предполагать, о чем могут спросить представители «четвертой власти», и подготовить для спикеров краткие «шпаргалки» ответов. Конечно, неожиданных вопросов избежать сложно, но лучше свести их к минимуму.

Конференция

Если презентация — это в основном работа на прессу, то конференция – совсем другое дело. Она проходит сама по себе, у нее свои цели и задачи. И журналисты, если работу с ними не организовать правильно, могут почувствовать себя чужими на этом празднике жизни – что, безусловно, скажется на контексте материалов.

Во-первых, важно подготовить интересный и информативный пресс-релиз – чтобы журналист четко понимал цели и задачи мероприятия. Во-вторых, должен быть подробный пресс-кит. Если речь, допустим, идет о конференции стоматологов, посвященной росту заболеваемости кариесом, документы должны содержать информацию о том, что это за зверь такой – кариес, как он влияет на общее состояние человека, почему с этой проблемой нужно бороться и чем здесь может помочь проводимая конференция.

Далее: конференции проходят, как правило, не час и не два. И редко кто из журналистов – особенно это касается телевизионщиков – может посвятить мероприятию целый день. Значит, нужно обеспечить их информацией и предоставить возможность пообщаться со спикерами, а по окончании конференции как можно быстрее подготовить и выслать пост-релиз.

Тренинг

Интереснейший вопрос – освещение тренингов по продажам. Чтобы выбрать стратегию работы со СМИ в этом вопросе, нужно понять, кому могут быть интересны означенные тренинги. Иначе говоря, выделить целевую аудиторию. По большому счету, тренинги по продажам нужны индивидуальным предпринимателям, а также менеджерам различных производственных и торговых компаний. В первом случае человек сам оплачивает обучение, во втором за сотрудника, как правило, платит компания. Исходя из этих предпосылок и нужно выбирать СМИ для сотрудничества: те, которые читают (слушают, смотрят предприниматели и руководители средних и крупных фирм).

Короткими анонсами здесь, пожалуй, не обойдешься: нужна серия имиджевых и рекламных публикаций о компании, проводящей тренинги. Работу стоит начать примерно за месяц до мероприятия.

Теперь – к освещению самого тренинга. Необходим стандартный набор документов: пресс-релиз, пресс-кит и пост-релиз. А еще очень важно, чтобы журналист включился в процесс и смог впоследствии эмоционально передать свои впечатления от уведенного и услышанного.

Формат тренинга не подразумевает общения с журналистами. Значит, специалист по работе со СМИ должен обеспечить их контакт с руководителем до или после мероприятия.

Как видите, ничего особенно сложного в работе со СМИ нет. Нужны всего две вещи: грамотная организация и уважение к людям, выражающееся в предоставлении всей информации, необходимой для работы. Если это присутствует – благодаря сотрудничеству с «четвертой властью» любое ваше мероприятие будет успешным.

 

НАЗАД



Ваш гид по мероприятиям России и мира.
Приветствуем вас на сайте events-live. Этот сайт посвящен мероприятиям, их организации и разумеется, тем кто их создает и в них участвует. Здесь вы найдете анонсы и обзоры самых интересных и актуальных событий, которые происходят в России и мире. Отдельный раздел сайта, event-помощник, создан специально для организаторов. Здесь вы найдете рекомендации по основным аспектам процесса подготовки и проведения мероприятия. Сайт открыт для обмена опытом, мы будем рады вашим мнениям. Высказывайтесь на сайте или присылайте ваши материалы на info@events-live.ru. Events-live - только актуальные события.

Видео

ДОУ 2012
ICM FORUM