Последнее обновление: 25.06.2014 в 12:36 пп

Партнеры

Ольга Дашевская, Основатель и Старший партнер коммуникационного агентства PR Inc. представит Россию в жюри ежегодного форума Baltic PR Awards 2013.


Международная выставка «Технофорум-2013» состоится с 28 по 31 октября 2013 года в ЦВК «Экспоцентр». Крупнейшие российские и зарубежные производители и дистрибьюторы, научные центры, высокотехнологичные предприятия представят инновационные разработки в области технологий обработки материалов: металла, дерева, камня, стекла, органических, полимерных и композитных материалов.


Комментарии

Присоединяйтесь к обсуждению
  • avtomatizator: И пойти нужно, и времени нет. Хотя, он уже и прошел. Жаль. Весьма жаль.
  • avtomatizator: Прогнозирование — дело бесполезное. Отъем денег у населения 🙂
  • Neck: Подводим итоги второй недели http://www.blog.stroika.ru/
  • Neck: Фото-отчет с выставки Стройсиб 2011 (первая неделя) http://www.blog.stroika.ru/
  • admin: Пост-релиз 9-го международного водного форума ЭКВАТЭК-2010 «Вода: экология и технология» С 1 по 4 июня 2010 г....
18 марта 2012

Оборудование для проведения мероприятий

Опубликовал .

Выбор площадки для делового мероприятия

Удачное проведение конференции, тренинга, презентации, семинара и любого другого делового мероприятия – это серьезный шаг на пути к успеху для любого предприятия или организации. От устроителей  требуется интенсивная работа и детальная продуманность каждой мелочи. Одной из важнейших задач для организаторов  мероприятия является верный выбор  места его проведения – аренда зала или сразу нескольких помещений.

Выбирая место для проведения делового мероприятия, необходимо учитывать следующие нюансы:

— местонахождение помещения, его размеры и зональное деление;

— варианты рассадки участников мероприятия;

— особенности оформления;

— освещение, температурный режим, влажность, шумоизоляцию;

— технические возможности (имеющееся оборудование и возможность подключения дополнительного оборудования).

При выборе места нужно учитывать тип планируемого мероприятия и статус его гостей (являются ли они, к примеру, менеджерами среднего звена или руководителями компаний). Помещение в обязательном порядке должно быть хорошо освещенным, чистым, проветриваемым, с комфортным уровнем температуры и влажности, без посторонних шумов. Не выбирайте зал, в котором выступающие производят впечатление силуэтов на фоне яркого света (к примеру, из окон). Это помешает зрителям видеть лица докладчиков. В идеале освещение при проведении мероприятия должно легко регулироваться. Особенно удобны светильники, позволяющие без труда менять яркость света.  Стоит учитывать следующую особенность света: холодный оттенок мобилизует, а теплый расслабляет и успокаивает.

Конечно, размер помещения для делового мероприятия должен соответствовать количеству участников. К примеру, считается, что для 15-20 человек оптимальной является площадь 35-40 кв.м. Однако если предполагаются активные формы участия в мероприятии (деление на группы, игры и т.д.), то необходимо более просторное помещение. В то же время не стоит выбирать чересчур большой зал, поскольку участники могут в нем попросту «потеряться».  Выбор между двумя помещениями, одно из которых маловато, а другое – великовато, лучше сделать в пользу первого. Дело в том, что полупустой зал негативно скажется на итогах мероприятия. В то же время картина набитого до отказа зала создает впечатление актуальности и полезности мероприятия.

Необходимо отметить, что вместимость помещения может меняться в зависимости от рассадки. К примеру, если мероприятие проводится в формате семинара и участникам нужно делать записи и пометки, то предпочтительнее рассадка типа «класс». В этом случае слушатели сидят за столами и смотрят в одну сторону, а перед ними находится сцена или трибуна. Каждый участник сможет удобно расположиться за столом, разложить бумаги. Это лучшая рассадка для учебных мероприятий таких как курсы английского языка. Столы – достаточно громоздкие конструкции, передвинуть их не просто, поэтому необходимо заранее убедиться, чтопроходы между рядами удобны для передвижения. Рассадка «театр» аналогична, но участники сидят без столов. В зале просто рядами расставляются стулья. В этом случае можно разместить максимальное количество человек. «Театральная» рассадка будет комфортной для участников семинара, если имеются стулья с пюпитром.

Если зал в длину меньше, чем в ширину, то стоит использовать рассадку амфитеатром (края рядов закругляются, за счет чего обзор для сидящих с краю становится более удобным).

Рассадка «круглый стол» предполагает, что все сидят за одним столом, что дает людям возможность видеть друг друга и общаться. Данный вариант является предельно демократичным и создает ощущение равенства всех участников мероприятия. Это хорошая рассадка для дискуссий, обсуждений и прочих мероприятий, которые предполагают интерактивность.

Если есть необходимость подчеркнуть иерархию, то стоит использовать Т-образную посадку. В этом случае председатель или высокопоставленные участники сидят перпендикулярно прочим участникам. При этом людей можно разделить по группам и рассадить напротив друг друга. Этот вариант подходит для мероприятий, в которых задействованы «принимающая» и «гостевая» стороны. Во главе стола должны сидеть главы  «принимающей» стороны.

U-образная форма   рассадки позволяет докладчику прохаживаться между столами, максимально близко подходя к каждому участнику. При этом легко разделить аудиторию на несколько подгрупп.

При рассадке «подкова» гости сидят полукругом приблизительно на одинаковом расстоянии от выступающего. При этом предполагается, что все слушатели равны друг другу. Такой тип рассадки подходит для мероприятия с небольшим количеством участников.

Помещение площадью 200 кв.м может при  «театральной» рассадке вместить примерно  130 человек, при «классной» — 80 человек, а при рассадке  «круглый стол» — 70 человек. Помещение площадью 45 кв. м вмещает при «театральной» рассадке примерно 25 человек, а при рассадке «круглый стол» — 15 человек.

При любом типе рассадки на деловом мероприятии актуально выделение «зоны выступающего». Это пространство для докладчика может включать  его рабочее место (стол и стул), проектор и демонстрационный экран, доску или флип-чарт, а также некоторую свободную площадь. Необходимо предусмотреть в «зоне вступающего» возможность подключения к электропитанию (наличие электрической розетки).

При рассадке гостей нужно учесть, что за спиной докладчика не должно происходить никаких действий. Очень часто  двери, в которые входят опоздавшие, и окна привлекают внимание зрителей больше, чем выступление докладчиков.

Оборудование для деловых мероприятий должно обеспечить качественное визуальное предоставление информации и оптимальный для восприятия звук. На семинарах, конференциях, презентациях обычно используется система ноутбук-проектор-экран. Мультимедийный проектор передает визуальную информацию с ноутбука на экран. Данное оборудование должно быть надежным и функциональным.  Заранее убедитесь, что мощности проектора достаточно для размеров аудитории и экран хорошо виден абсолютно со всех мест. Выясните, как нужно управлять каждым прибором, чтобы во время презентации не возникало неловких ситуаций. Помимо этого докладчику может понадобиться доска или флипчарт с креплением для блока бумаги, а также маркеры.

Для обеспечения качественного звука используется система микрофон-микшер-акустика. Источник звука, то есть микрофон, подключаются через  микшерный пульт к акустической системе. Удобнее всего использовать беспроводные микрофоны, поскольку из-за проводов затрудняется движение. Хороший вариант – микрофоны-клипсы, крепящиеся к одежде. При использовании такого оборудования необходимо проверить правильность его расположения, чтобы не происходило усиления разнообразных посторонних шумов. Звукоусиление необходимо для аудитории свыше 30 человек.

В исправности оборудования необходимо убедиться заранее. Если мероприятие будет длиться не один день, то становится актуальным вопрос о месте для хранения оборудования. В гостиницах и специализированных конгресс-центрах вы сможете воспользоваться камерами хранения.

Чтобы мероприятие прошло успешно, участники должны быть заранее оповещены о месте его проведения. В идеале стоит сделать памятку, где будет указан адрес, «как добраться», сколько времени может занять дорога. Желательно выбрать место, до которого легко будет добраться всем участникам мероприятия или хотя бы большей их части. Конечно, оптимальный вариант – доставка гостей специальным транспортом и развозка после мероприятия, но можно постараться просто найти площадку поближе к станциям метро. Если предполагается, что многие гости приедут на личных авто, то надо заранее зарезервировать места для парковки. Если выбранное помещение находится в здании с достаточно сложной конфигурацией, то нелишними будут яркие, но аккуратные указатели и стрелки. Они помогут гостям без проблем найти дорогу в зал, гардероб, буфет. Нужно предусмотреть, чтобы персонал был готов заранее встретить участников мероприятия. Возможность организовать регистрацию гостей  у входа позволит избежать проникновения посторонних.

В обязательном порядке нужно предусмотреть наличие места, где участники смогут оставить верхнюю одежду и другие вещи. Это может быть отдельная зона в помещении для мероприятия или соседнее помещение. Нужно на время мероприятия обеспечить стаканы и питьевую воду для участников, включая докладчика. Также люди должны иметь возможность перекусить во время перерыва. Если стол для кофе-брейка находится непосредственно в помещении, где проводится мероприятие, то он должен быть накрыт заранее. Если мероприятие начинается довольно рано, то кофе на столах определенно не будет лишним. Созданию приятной атмосферы поспособствует  неформальное чаепитие. Программа мероприятия должна быть разработана так, чтобы участники не были слишком перегружены информацией и имели возможность полноценно  отдохнуть в перерывах и восстановить силы. Именно поэтому желательно, чтобы люди могли не только пообедать, но и перекусить в любое время. Организация питания на деловом мероприятии может совмещать несколько видов обслуживания – фуршет, кофе-брейки и т.д.  Количество человек, для которых нужно обеспечить  питание, обычно утверждается с организаторами за 48 часов до мероприятия.  В помещении обязательно должна присутствовать корзина для мусора. Необходимо заранее узнать, где находится туалет, чтобы участникам не пришлось искать его самостоятельно.

Исходя из всего сказанного, можно сделать вывод, что для проведения мероприятий больше всего подходят залы в гостиницах и специализированные конгресс-центры. Отели имеют возможность предоставить полный спектр услуг,  включая проживание, питание, аренду оборудования и др. Кроме того, гостиница может предоставить заказчику квалифицированного курирующего менеджера, который проследит за всеми этапами выполнения заказа и значительно упростит организацию мероприятия. Некоторые отели предоставляют специальные конференц-пакеты, стоимость которых варьирует в зависимости от различных факторов: количества включенных услуг, продолжительности аренды помещения, типа и объема питания. Стандартный конференц-пакет обычно включает аренду зала со стандартным набором принадлежностей (от бумаги до проектора), минеральную воду и все необходимое для кофе-брейков. Конгресс-центры особенно хорошо подходят для проведения таких достаточно масштабных мероприятий, как симпозиумы, выставки, конференции. Здесь будет достаточно места не только  для самого мероприятия, но и для регистрации множества участников, организации кофе-брейков, демонстраций и т.д.

 

Оборудование для визуализации

Оборудование для проведения мероприятий

Оборудование для воспроизведения звука

 

НАЗАД



Ваш гид по мероприятиям России и мира.
Приветствуем вас на сайте events-live. Этот сайт посвящен мероприятиям, их организации и разумеется, тем кто их создает и в них участвует. Здесь вы найдете анонсы и обзоры самых интересных и актуальных событий, которые происходят в России и мире. Отдельный раздел сайта, event-помощник, создан специально для организаторов. Здесь вы найдете рекомендации по основным аспектам процесса подготовки и проведения мероприятия. Сайт открыт для обмена опытом, мы будем рады вашим мнениям. Высказывайтесь на сайте или присылайте ваши материалы на info@events-live.ru. Events-live - только актуальные события.

Видео

ДОУ 2012
ICM FORUM