Последнее обновление: 25.06.2014 в 12:36 пп

Партнеры

Ольга Дашевская, Основатель и Старший партнер коммуникационного агентства PR Inc. представит Россию в жюри ежегодного форума Baltic PR Awards 2013.


Международная выставка «Технофорум-2013» состоится с 28 по 31 октября 2013 года в ЦВК «Экспоцентр». Крупнейшие российские и зарубежные производители и дистрибьюторы, научные центры, высокотехнологичные предприятия представят инновационные разработки в области технологий обработки материалов: металла, дерева, камня, стекла, органических, полимерных и композитных материалов.


Комментарии

Присоединяйтесь к обсуждению
  • avtomatizator: И пойти нужно, и времени нет. Хотя, он уже и прошел. Жаль. Весьма жаль.
  • avtomatizator: Прогнозирование — дело бесполезное. Отъем денег у населения 🙂
  • Neck: Подводим итоги второй недели http://www.blog.stroika.ru/
  • Neck: Фото-отчет с выставки Стройсиб 2011 (первая неделя) http://www.blog.stroika.ru/
  • admin: Пост-релиз 9-го международного водного форума ЭКВАТЭК-2010 «Вода: экология и технология» С 1 по 4 июня 2010 г....
8 апреля 2012

Организация питания на мероприятиях

Опубликовал .

Организация питания на мероприятиях

Только в поговорке «сытое брюхо» глухо как к учению, так и к работе. В реальности же голодный человек не способен к продуктивному труду. Однако, как и в любом деле, есть нюансы, поэтому вопрос организации питания на массовых мероприятиях – один из важнейших. Ему и посвящен данный раздел.

Проблема делится на три составляющие: как кормить (в смысле – в какой форме), чем и с какой периодичностью. Мы рассмотрим их в разрезе различных типов мероприятий, но вначале поговорим об основных видах организации питания.

От фуршета до банкета

Итак, деловой этикет знает несколько форм совместного принятия пищи участниками различных мероприятий. Пойдем по нарастающей – от простого к сложному.

Кофе-брейк, или кофе-пауза

Назначение понятно уже из названия: основная цель кофе-брейка не утолить голод, а сменить обстановку, немного разгрузить голову, пообщаться в неформальных условиях. По сути, работа продолжается – несколько меняется лишь ее формат. Отсюда и меню: кофе, чай, соки, минеральная вода, выпечка, сэндвичи, фрукты. Разумеется, никакого алкоголя.

Для организации кофе-паузы, как правило, используются десертные столики. Ее продолжительность – не более 30-40 минут. При составлении меню учитываем сезон: например, в жару вряд ли будет уместна тяжелая пища. И – помните: во время кофе-брейка не стоит перекармливать гостей: им все же еще работать.

Некоторые организаторы практикуют «буфет», когда во время мероприятия участники могут свободно подходить к постоянно накрытому столу (буфету) с напитками, выпечкой и лёгкими закусками. На наш взгляд, такая форма работы не всегда приемлема. Бродящие по помещению люди с едой отвлекают участников и выступающих. Однако, если речь идёт о корпоративном тренинге, где все участники хорошо знакомы, такой формат приемлем.

Фуршет

«La fourchette» в переводе с французского – вилка. Название точно отражает суть: именно вилка – основное «орудие» участника этого застолья. Здесь уже цель – не просто пообщаться, но именно накормить.

Фуршет – это обилие холодных закусок, реже – горячих, которые подаются в том случае, если трапеза затягивается более чем на час. Однако в любом случае сохраняется принцип: «одна закуска на один укус». Напитки – кофе, чай, минеральная вода, соки. Алкоголь – на ваше усмотрение, но если после фуршета планируется дальнейшая работа (пусть даже и не на вашем мероприятии) – вряд ли он послужит во благо.

Столы для фуршета должны быть длиннее и шире, чем банкетные. Стулья на фуршет, как правило, не ставятся, и приём пищи проходит стоя. Гость, взяв со стола закуску, свободно перемещается по залу. Если вы организовываете фуршет своими силами – целесообразно назначить ответственных за разные части стола, из расчета 20 гостей на одного сотрудника. Необходимое количество столовых приборов определяем так: число приглашенных плюс 10 процентов – на всякий случай.

Во всем руководствуемся принципом удобства для гостей: каждый должен иметь возможность свободно подойти и взять чистую тарелку, нож, вилку, салфетки. Соки и напитки подаем в кувшинах, для чая и кофе имеет смысл поставить рядом отдельный столик. Бутылки с алкоголем ставим на край стола, так, чтобы этикеткой они были обращены к гостям. Общее количество закусок – примерно полкилограмма на человека.

Банкет-коктейль

Это, если можно так выразиться, облегченный вариант фуршета. Банкет-коктейль может организовываться как в перерыве на конференции, симпозиуме или выставке, так и вечером, после окончания работы. Столы в банкетном зале не ставятся, напитки и закуски разносятся официантами, гости же берут яства непосредственно у них. По краям зала устанавливаются маленькие столики, на которые кладут сигареты, вазы с салфетками. Столики принято украшать цветами.

Отдельных столовых приборов на банкет-коктейле не предусмотрено. Отсюда и особенности меню: все закуски должны быть рассчитаны на то, чтобы гость «управился» с ними при помощи шпажки или рук. То есть, приветствуются маленькие бутерброды-канапе (состав – на ваше усмотрение), кусочки шашлыка или рыба в тесте, сосиски, небольшие котлетки. Из десертов – фрукты, мороженое, сладкое желе, орешки.

Теперь – к напиткам. Алкоголь может быть лишь в том случае, если банкет-коктейль проводится вечером, после окончания рабочего дня. В остальном – стандартные чай, кофе, соки, минералка. В банкетном зале обязательно должна быть барная стойка. Последовательность подачи блюд такова: аперитив (в случае отсутствия алкоголя – минеральная вода), холодные, а затем горячие закуски. Следом подают десерт, и в последнюю очередь – фрукты. Завершается банкет-коктейль горячими напитками.

Банкет

Это, в зависимости от ваших планов, может быть как обед, так и ужин. Это, конечно же, оптимальный (для желудка) тип организации питания, но и самый затратный. Так что если число гостей переваливает за полсотни – взвесьте свои финансовые возможности. Категорически запрещен этикетом, хотя и практикуется повсеместно, подход «для простых гостей – фуршет, для особых — банкет». Ничего кроме негативного впечатления о вашем мероприятии такое отношение не вызовет: никому не нравится ощущать себя человеком второго сорта.

Итак, банкет подразумевает индивидуальное обслуживание каждого гостя. Столы должны иметь ширину от 1,2 до полутора метров – они устанавливаются вместе либо по отдельности. Количество сидящих за одним столом определяется из расчета не менее 80 см на человека. Один официант – или ваш сотрудник, ставший таковым на время мероприятия – должен обслуживать не более четырех человек.

О меню: в указанной последовательности подаются несколько холодных, затем одна горячая закуска. Следом идет первое блюдо – если банкет приурочен к обеду. Когда речь идет об ужине – за горячей закуской подается основное блюдо. Потом наступает очередь десертов, фруктов и горячих напитков. Между переменами блюд нужно делать паузы – не менее 10-15 минут.

Редко кто проводит банкет в середине рабочего дня, поэтому алкоголь здесь вполне уместен. Однако давайте смотреть правде в глаза: меру в употреблении «горячительного» знают далеко не все. На такой случай у вас должен быть транспорт – чтобы препроводить «уставшего» гостя домой или в отель.

Размещение приглашенных за столом – отдельная тема, ее мы обязательно рассмотрим чуть позже. А сейчас перейдем непосредственно к организации питания на различных мероприятиях.

Мероприятия для прессы

Брифинг, как правило, продолжается не более 30 – 40 минут. Максимум, что предусматривает этот формат – кофе-паузу, которая как раз и будет завершением мероприятия. Поскольку брифинг не подразумевает ответы на вопросы журналистов (а за общим столом они непременно будут заданы), то маленькое застолье проходит без «виновника» собрания. Поэтому кофе-брейк в данном случае – лишь атрибут вежливости, дань уважения сотрудникам СМИ.

Пресс-конференция продолжается от часа до двух и предполагает более широкий формат общения, поэтому идеальный вариант организации питания – фуршет. Отсутствие привязки к определенному месту способствует свободному общению спикеров с журналистами, благодаря чему материалы в СМИ будут более корректными и насыщенными. Важно: те персоны, которые дают пресс-конференцию, в обязательном порядке должны присутствовать на фуршете – иначе он не будет иметь никакой информационной ценности, превратившись в банальный жест вежливости.

Если мероприятие заканчивается в середине дня – лучше воздержитесь от алкогольных напитков. Что греха таить – среди журналистов, как и среди представителей других творческих профессий, неумеренность в спиртном встречается довольно часто. А ведь людям еще работать – и вряд ли редакторы скажут вам спасибо за то, что вы на полдня лишили их «боевой единицы». Фуршет проходит вечером? Тогда алкоголь возможен. Однако помните, что главная ваша цель – накормить, а не напоить.

Пресс-тур, как правило, длится несколько часов, поэтому здесь к вопросу питания участников следует отнестись серьезнее. Рассчитываем так: спустя три часа после начала тура необходимо устроить кофе-паузу, поэтому маршрут нужно составить соответствующим образом. Этого ритма и придерживаемся: каждые три часа – кофе-брейк. Завершаем мероприятие хорошим фуршетом или, если позволяют средства, небольшим банкетом.

Кто должен заниматься организацией питания на мероприятиях для прессы? Смотрите по ситуации. С кофе-паузой и фуршетом вполне могут справиться ваши сотрудники – в приготовлении кофе, бутербродов и закупке хорошей выпечки нет ничего такого, что требует суперпрофессионализма. А вот для организации банкетов, особенно при большом количестве приглашенных, уже требуются профессионалы. Причем лучше делать это в ресторанах и кафе – или в банкетных залах, которые есть в каждой гостинице.

Конференции, семинары

Примерно в половине случаев упомянутые мероприятия продолжаются не один день, что значительно усложняет вопрос организации питания. С практической точки зрения эту проблему лучше решать следующим образом:

Покупать номера в гостиницах (санаториях, пансионатах) с питанием. Таким образом, проблема завтрака и ужина будет решена. Остается обед, но об этом – чуть позже.

Есть и другой вариант решения вопроса: заключение договора с каким-нибудь кафе, где участнику вашего мероприятия будет предоставляться питание на установленную вами сумму. Блюда выдаются по талонам — или, что логичнее, по удостоверениям участников. Номера в этом случае заказываются без питания – или договор с кафе заключается только на обед. Плюсы этого варианта: вы без особых трудностей и затрат обеспечиваете своих гостей полноценным трехразовым питанием – учитывая объем, владельцы заведений общепита обязательно сделают вам скидку. Минусы: если участников много – вряд ли будет достаточно одного кафе: придется «раскидывать» людей по разным. А это влечет за собой дополнительные транспортные расходы и организационные трудности, связанные с поиском приемлемых подрядчиков.

Несколько слов на тему обеденного меню. Если планируется дальнейшая работа – лучше не перекармливать гостей пищей, богатой белками и углеводами: после таких кушаний желание трудиться исчезает напрочь. Приветствуются рыбные блюда, морепродукты – они легко усваиваются и способствуют напряженной работе мозга.

Что у нас осталось? Паузы между завтраком, обедом и ужином, которые раз в три часа должен заполнять кофе-брейк. Если участников много, а бюджет достаточный – лучше доверить это дело профессионалам. Если в финансах вы ограничены – придется обучать своих сотрудников искусству организации кофе-пауз (см. первую главку). В любом случае все должно быть рассчитано по времени и готово заранее – иначе кофе-пауза превратится в вавилонское столпотворение, что вряд ли будет способствовать нормальному общению между участниками..

И, наконец, завершить мероприятие необходимо хорошим фуршетом – либо банкетом, если позволяют средства. Об организации банкета говорилось выше, сейчас же хочется заострить внимание на вопросе размещения гостей за столами.

Многие в этом вопросе руководствуются «клановым» принципом: здесь – организаторы, здесь – эксперты, здесь – пресса. Слева – участники из Самары, справа – из Калининграда. Думается, это не совсем правильно. Гораздо лучше гостей «перемешать»: например, прессу с экспертами и организаторами, а участников из разных регионов – между собой. Информационный обмен при таком подходе пойдет гораздо живее, а материалы в СМИ будут более детальными и качественными.

Презентация

Презентация, как правило, длится недолго: не более полутора часов, поэтому вряд ли есть смысл прерывать ее на кофе-брейк. А вот по ее окончании просто необходимо организовать фуршет. Причем обилие яств и алкоголя должно находиться в прямой зависимости от цели презентации. Если вы представляете социальный проект – все должно быть скромно, и вряд ли спиртное здесь уместно. Но когда речь идет о презентации нового продукта, да еще и предусмотрены его продажи – здесь обильный стол и алкоголь не просто желательны, а необходимы. Однако здесь важно не переусердствовать: ведь наша цель — довести гостей до состояния благодушия, а не до положения риз. Поэтому акцент делаем на легких винах – и разнообразных «бутербродных» закусках. Не забываем, конечно же, и о фруктах.

Кейтеринг – «за» и «против»

Кейтеринг – если не углубляться в подробности – это организация выездного питания. Так как понятие кейтеринга довольно широко (это и организация питания на транспорте, и подготовка пикников), мы будем подразумевать под ним выездное ресторанное обслуживание. Проще говоря, для проведения фуршета (кофе-пауз, банкета) вы обращаетесь в кейтеринговый ресторан, а его сотрудники организуют все «с доставкой на дом» — то есть, к месту проведения мероприятия.

На самом деле, у кейтеринга больше плюсов, чем минусов. У организаторов, как правило, хватает других забот, поэтому лучший выход – переложить организацию питания гостей на профессионалов. Минус один: это удовольствие не просто «кусается» — а ест ваш бюджет поедом. Поэтому вопрос решается таким образом: если финансы позволяют прибегнуть к кейтеринговому обслуживанию – лучше это сделать. Если нет – придется обходиться своими силами.

При заключении договора с рестораном обязательно уточните перечень услуг. Некоторые организаторы мероприятий попадали впросак, когда в договоре присутствовали пункты о приготовлении и доставке блюд, но не было сказано ни слова про обслуживание. Столь серьезный вопрос приходилось решать буквально на ходу – и, естественно, переплачивать.

Алкоголь: друг или враг?

Наконец, рассмотрим самый тонкий вопрос организации питания на массовых мероприятиях: алкоголь. Как уже говорилось, его не должно быть на столе, если после трапезы участникам необходимо продолжать работу. А если нет – где та грань между соблюдением законов гостеприимства и неумеренностью?

Водка, как правило, рассчитывается только на мужчин. Принцип такой: не более (!) 250 г на персону. Коньяк, ликеры и вина рассчитываются на всех гостей – ориентировочно в такой пропорции: шампанское – примерно 150 г, сухое белое вино – порядка 120 г, красное сухое вино – 150 г, коньяк – 100 г, ликеры – также не более 100 г.

Уже говорилось, но не грех и подчеркнуть: главная цель фуршетов и банкетов – деловое общение и совместная трапеза, но никак не прием алкоголя с целью «расслабиться». Спиртное обязано быть на столе согласно правилам этикета, но ни в коем случае не является самоцелью. И, конечно же, его количество должно соответствовать закускам – в противном случае вы рискуете превратить фуршет в банальную попойку.

Конечно, трудно рассмотреть все нюансы организации питания на мероприятиях в одной статье. Однако главный принцип понятен: нужно делать все, чтобы ваши гости чувствовали себя комфортно и уютно. Следуйте ему – и ваше мероприятие будет успешным. Во всех отношениях.

 

НАЗАД



Ваш гид по мероприятиям России и мира.
Приветствуем вас на сайте events-live. Этот сайт посвящен мероприятиям, их организации и разумеется, тем кто их создает и в них участвует. Здесь вы найдете анонсы и обзоры самых интересных и актуальных событий, которые происходят в России и мире. Отдельный раздел сайта, event-помощник, создан специально для организаторов. Здесь вы найдете рекомендации по основным аспектам процесса подготовки и проведения мероприятия. Сайт открыт для обмена опытом, мы будем рады вашим мнениям. Высказывайтесь на сайте или присылайте ваши материалы на info@events-live.ru. Events-live - только актуальные события.

Видео

ДОУ 2012
ICM FORUM